1. OBJETIVO
O objetivo desta política de compliance é estabelecer as diretrizes gerais e responsabilidades da atuação do setor de compliance do Grupo Carmehil.
2. ABRANGÊNCIA
A política aplica-se a todos os colaboradores e prestadores de serviço do Grupo Carmehil, e especialmente aos integrantes do setor de Compliance, no tocante as responsabilidades do setor.
3. DEFINIÇÕES
- Compliance: significa estar em conformidade com a legislação, as regulamentações, as normas e procedimentos, externos e internos, e com os princípios corporativos que garantem as melhores práticas de mercado e de governança corporativa.
- Não Conformidade: processos, fluxos ou atividades que não estejam de acordo com o procedimento padrão definido.
4. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DO SETOR DE COMPLIANCE
O setor de Compliance possui como escopo de atuação as seguintes atividades:
- (i) Gerir o(s) Programa(s) de Compliance adotados pelo Grupo Carmehil, garantindo seu desenvolvimento e implementação;
- (ii) Fiscalizar o cumprimento das medidas de compliance pelos setores e colaboradores;
- (iii) Fomentar a cultura de compliance nos colaboradores do Grupo Carmehil;
- (iv) Orientar e auxiliar na análise de riscos e na definição, implementação e acompanhamento de ações de eliminação e/ou mitigação destes riscos, bem como para a correção de não conformidades, e/ou melhorias identificadas no escopo do(s) programa(s) de compliance.
5. PILARES DO COMPLIANCE CARMEHIL
a. Participação da Diretoria Os integrantes da diretoria do Grupo Carmehil participam ativamente das decisões e implementação das medidas de compliance da empresa. Ademais, a Diretoria também incorpora os princípios e diretrizes do compliance em suas atividades como dirigentes da empresa, de modo a garantir o exemplo aos demais colaboradores. A Diretoria adota a prática de integração com o setor de compliance, por meio de recebimento de atualizações periódicas sobre o desenvolvimento das atividades do setor.
b. Avaliação de Riscos Para fins desta política, são considerados ‘riscos’ eventos que geram incertezas na consecução de um objetivo. O setor de compliance pautará suas atividades com base na minimização de riscos e de não conformidades. A avaliação de riscos estará alinhada aos objetivos do Grupo Carmehil e do seu programa de compliance. Referido alinhamento será assegurado com o devido planejamento, documentação, catalogação e análise de dados.
c. Códigos e Políticas O setor de compliance atua na elaboração, acompanhamento e gestão das políticas, códigos e regulamentos que são aplicáveis aos colaboradores e prestadores de serviço do Grupo Carmehil. A documentação normativa serve como a formalização da postura do Grupo Carmehil em relação aos diversos assuntos relacionados às suas práticas de negócios, e servirá como uma bússola que guiará a conduta dos colaboradores e prestadores de serviço no exercício de suas atividades.
d. Treinamentos, comunicação e conscientização O setor de compliance possui compromisso em promover treinamentos para conscientização dos colaboradores quanto às normas e políticas de compliance da Grupo Carmehil, bem como fomentar o diálogo e comunicação entre os colaboradores e prestadores de serviço de diversos cargos, setores e funções.
e. Canal de Denúncias A Carmehil disponibiliza Canal de Denúncias interno para os colaboradores e prestadores de serviço, garantindo segurança e confidencialidade para o relato de condutas inadequadas, infrações à legislação vigente, violações às normas internas e descumprimento das diretrizes de compliance.
6. COMITÊ DE RISCOS
As atribuições e responsabilidades do comitê serão:
- Cumprir as competências previstas em seu regimento interno;
- Analisar os relatos recebidos e iniciar o processo de investigação ou busca de soluções;
- Avaliar a utilização, ou não, de especialistas (internos ou externos) nas ações a serem desenvolvidas;
- Caso necessário, poderá convocar membros adicionais, internos ou externos ao Grupo Carmehil, para determinada investigação ou deliberação, zelando sempre pela confidencialidade das informações;
- Quando cabível, acionar órgãos competentes, no caso de recebimento de denúncia que configurem ou possam configurar condutas ilícitas.
7. COMBATE À CORRUPÇÃO E LAVAGEM DE DINHEIRO
O setor de compliance adota diretrizes gerais para combater práticas de lavagem de dinheiro e corrupção nas operações da Carmehil, quais sejam:
- Monitoramento de Transações: verificação e monitoramento para identificar transações suspeitas que possam indicar práticas de lavagem de dinheiro.
- Relatório de Transações Suspeitas (RTS): em caso de transação que indique suspeitas de lavagem de dinheiro, o compliance procederá com avaliação e instauração de comitê para investigação.
- Registros e Documentação: são mantidos registros detalhados e atualizados de todas as transações, garantindo que estejam disponíveis para auditorias e investigações.
8. COMUNICAÇÃO E TREINAMENTO
O setor de compliance propaga a cultura de integridade por meio de ações institucionais, que incluem cursos presenciais e à distância, palestras, videoconferências, campanhas, comunicados, publicações, entre outras modalidades. As ações de disseminação contemplam assuntos comuns a todos os colaboradores e prestadores de serviço, de todos os níveis hierárquicos, bem como assuntos específicos aos que desenvolvem atividades com maior exposição a riscos de conformidade. O setor de compliance irá publicar calendário de treinamentos e workshops para que os colaboradores e prestadores de serviço participem.
9. GESTÃO DA POLÍTICA
Esta política está de acordo com a cultura de proteção de dados e compliance adotada pelo Grupo Carmehil, e em consonância com o ecossistema normativo implantado em seu Programa de Compliance de Proteção de Dados. A política foi aprovada com entrada em vigor na data de março de 2025 e será revisada no período máximo de um 2 (dois) anos ou havendo necessidade anterior, o que for menor, para que a diretriz permaneça sempre atualizada.